כמעט בכל דבר בחיים, פשטות עדיפה על מורכבות. הדבר אינו שונה גם בתהליכי הרכש ושרשרת האספקה ואולי אף בולט במיוחד.
מעבר מסיבוכיות (complexity) לפשטות (simplicity) בשרשרת ההספקה בעל תועלות רבות בהיבטים של פרופיל המוצר והרכיבים שבו.
כבר בשנות השמונים הראו מחקרים שהתמקדות במגוון רב של מוצרים בעלי רכיבים ייחודיים (סיבוכיות), עלולה להביא ארגונים להפסדים.
במקרים רבים, מחלקות הרכש בארגונים מנהלים שורה ארוכה של רכיבים וספקים שהגיעו אליהם "בירושה" מקניינים או מהנדסים אינדיבידואלים אך בעוד שבעבר המודעות להשלכות של ריבוי רכיבים וספקים הייתה אפסית, היום, קניינים יודעים שסיבוכיות עולה לארגון והרבה.
כיצד ניתן לזהות סיבוכיות בשרשרת ההספקה?
סיבוכיות עלולה "להתגנב" לשרשרת ההספקה כאשר מתקיים לפחות אחד מהתנאים הבאים:
Customization- שימוש ברכיבים שהם customized (בכל מוצר) – הרכיב תוכנן במיוחד עבור המוצר הספציפי.
אי- מודולאריות - המוצר (המערכת) בנוי באופן אינטגרטיבי ולא מודולרי. החלפת רכיב מחייבת במקרים רבים תיכון מחדש של המערכת ואולי החלפת רכיבים נוספים.
לא ניתן לעשות להשתמש ברכיבים במוצרים חדשים. כל מעבר לדור מוצרים חדש מחייב החלפת חלק משמעותי מהרכיבים.
מוצרים או קווי מוצר שלא תוכננו להחזרות לקוח ותיקונים.
סגמנטים פשוטים (או בלתי אסטרטגיים) של רכש המסופקים ע"י יותר מ-3-2 ספקים.
צמצום ספקים ברמת הקבוצה - כאשר בחינת הפעילות ברמת הקבוצה מראה כי נעשה רכש לא מרוכז (לפחות ברמה העסקית) הן במוצרים פיזיים והן (ובעיקר) בשירותים, אזי ברמת סבירות גבוהה, ניתן לחסוך בעלויות ישירות באופן משמעותי, ע"י צמצום ספקים ומינוף הכוח של הקבוצה.
כל דבר שמגביל את גמישות שרשרת ההספקה (למשל חוזים ארוכי טווח שבהם הלקוח מתחייב לכמות ללא תלות בכמה הוא מוכר).
כיצד זה משפיע על שרשרת ההספקה? שימור ידע - ריבוי הרכיבים מסבך את נושא שימור הידע בארגון, ידע לצורך ייצור, בדיקות וכדומה. הסיבוכיות גדלה עוד יותר בתקופת סוף חיי המוצר כאשר הארגון דרוש לתת שירות ללקוחות לתקופה של שנים אחרי שייצור המוצר חדל (End of life).
ריבוי ספקים - פישוט שרשרת ההספקה מתבטא גם במערכת שאינה מרובת ספקים. ריבוי רכיבים ייחודיים לרוב גורר אחריו מצב של ריבוי ספקים שמשמעו עבודת נוספת במחלקות הרכש, האיכות, הכספים ועוד.
Obsolete Items- התמודדות עם מספר רב יותר של פריטים "מתים" על כל המשתמע מכך.
צורך במכשור נוסף (tooling) - שוני ברכיבים בין קווי המוצר עלול ליצור צורך בהחזקת סטים שונים של ציוד כגון ציוד בדיקות, תחנות עבדה שונות ועוד.
ניתוח סיכונים -כאשר ישנו מצב של רכיבים ייחודים עם ספק יחיד, התלות של הארגון בספק גדלה וישנו קושי ממשי במציאת ספק חלופי.
חוסר גמישות - על מנת לייצר מוצרים בעלי רכיבים ייחודיים הייצור צריך לדעת את כל הספציפיקציות בשלבי היצור המאוד מוקדמים מפני שחוסר גמישות בתכנון המוצר משמעותו שתחליפים אינם אופציה בשלבים מאוחרים יותר. לכן, תחזיות מכירה צריכות להיות מוקדמות הרבה יותר על מנת למנוע איחורים.
פישוט המערכת בהיבטים הנ"ל הינו לא דבר של מה בכך , דרוש שינוי תפיסה בכל הנוגע לתכנון וקשר עם בסיס הספקים ודרושה תמיכת ההנהלה הבכירה ובעיקר תמיכת מחלקות הפיתוח השיווק והרכש.
אי לכך, אם אותה סיבוכיות תקטן, הדבר ישפיע ישירות על טיב השירות ללקוח ועל רווחי הארגון.
התועלת המיידית: בתהליך הקטנת הסיבוכיות בתהליכי התכנון ובשרשרת ההספקה, מושג ה- payback ע"י הורדת עלויות ישירות ועקיפות (פישוט תהליכים). לדוגמא:
עלויות ישירות מחיר הרכיבים - מעבר לפריטי מדף מביא להורדה ישירה של עלויות מפני שמחיר רכיבי מדף זול הרבה יותר מרכיבים שהם customized.
עבודה מול מספר מצומצם של ספקים - מינוף כוח הרכש שמביא למחירים נמוכים יותר.
פחות השקעה ב-tooling ותחנות עבודה - חיסכון כספי ישיר.
עלויות עקיפות - תהליכים חיסכון בזמן פיתוח (הקטנת ה-(time to market - כאשר המוצא הוא רכיב קיים אין צורך בהשקעת זמן בפיתוח רכיבים חדשים
שירות ללקוח - הארגון יוכל להיעתר לשינויים בהזמנות ביתר מהירות בגלל הפשטות והגמישות.
Sourcing- אין צורך למצוא ספקים מיוחדים לרכיבים מיוחדים כך שגם זמן ה-sourcing נחסך, אישור ספק חדש, הקמת קו ייצור לרכיב החדש.
הזמנות מול ספקים: פחות רכיבים = כמות בהזמנה ברכיבים קיימים גדלה = מחיר רכיב נמוך יותר. פחות ספקים = ü פחות עבודה במחלקת הרכש, תפ"י, איכות וכספים.
שירות ותיקונים -תהליכים פחות מסובכים היות ויש פחות רכיבים.
תחזיות - ניתן להיערך לתחזיות מאוחר יותר דבר המגדיל את סיכויי התחזית להיות מדויקת יותר.
קו הייצור- תהליכים פשוטים יותר היות ויש פחות צורך בשינוי מכונות בקו.
מלאי נמוך יותר - היות ויש פחות מגוון ברכיבים המורכבים. פחות מלאי של פריטי obsolete.
סיכון נמוך יותר - מבחינת התלות בספק המייצר עבורך רכיב customized.
כמה כללים ופתרונות במעבר מסיבוכיות לפשטות
Spend analysis צעד ראשון במעבר לפשטות הינו ניתוח המצב הקיים על ידי ביצוע spend analysis המשתמש בנתונים איכותיים. Spend analysis ברמת הקבוצה (ולא רק ברמת היחידות) מאפשר קונסולידציה גדולה יותר של ספקים ושימוש בסט ספקים מצומצם יותר לרכיבים המשותפים.
הפחתה וסטנדרטיזציה של פריטים עבודה משותפת של אנשי הרכש ומהנדסים בפיתוח הינה הכרח. המטרה: לעשות שימוש בפריטים סטנדרטיים (STANDARD) וברכיבים שמשמשים במוצרים קיימים (COMMON) למוצרים חדשים. בארגונים מסוימים נהוג שעל כל רכיב חדש שהמו"פ מכניס עליו לוותר על אחד.
Higher Level BOM Purchasing הפחתה משמעותית במספר הספקים והפריטים על ידי רכש ברמה גבוהה יותר של עץ המוצר.
PBPO – Purchasing Business Process Outsourcing זוהי תפיסה חדשנית בתחום ניהול הרכש והספקים שצוברת תאוצה בשנים האחרונות הפשטות מתבטאת בהעברת רכש פריטים לא אסטרטגיים מעשרות ספקים ל"ספק על" super supplier)). במקרים רבים ספק העל דואג לא רק לרכש אלא גם לכלל תהליך ההספקה כך שהפישוט מתבטא בשתי רמות – פחות ספקים ופחות פעילויות בארגון כמו תכנון והחסנה.המטרה היא לאפשר לארגון להקדיש את עיקר משאביו לפעילויות ה-core business שלו ע"י התעסקות מועטה ככל הניתן בכל היתר.
OUTSOURCING בכלל כגורם מפשט. OUTSOURCING) ש - PBPO היא דוגמה פרטית) מפשט את הארגון בכך שהוא חוסך מהארגון צורך בידע ומבינות (תרגם לזמן ומשאבים) בשורה של תחומי פעילות כדוגמת שילוח בינלאומי או אחסון.
