top of page

ייעוץ לחיסכון- האמת העירומה

בשנים האחרונות החלו צצות חברות רבות המבטיחות לחסוך בכל הוצאה של הארגון (נכנה אותן כאן בהכללה- "חברת הייעוץ"), בתמורה לאחוזים מהחיסכון שיושג ("חלוקת רווחים").


בבואנו לבחון הכצעקתה, כדאי לשים לב לדברים הבאים:


  • מהי בדיוק הציפייה מחברת הייעוץ?

  • איזה ידע או יכולות מצופה ממנה להביא עמה לתהליך?

  • אילו משאבים החסרים בארגון, מצופה ממנה להשלים? האם אלה פערי מידע בתחומים הרלוונטיים? או שמא משאבי זמן וכ"א שחסרונם מונע מהארגון לפעול לבדו? או שאולי בכלל מדובר על יכולות שלחברת הייעוץ יש ולארגון המזמין אין? (יכולות לנהל פרויקט מתחילתו ועד סופו, יכולות להתעמת עם מנהלים בארגון, יכולות לשנות סדרי עולם ועוד).

 

חיסכון אמיתי יכול להיות מושג בשילוב של שני הפרמטרים שלהלן בלבד:

 

1. אפיון נכון של הדרישות והמפרטים כך שיתאימו לצרכיו האמיתיים של הארגון.


2. מיצוי כוח התחרות (במידה וקיימת סביבה תחרותית).



הפרמטר השלישי- יכולת ניהול מו"מ- הינו השלב הסופי, האחרון, שמגיע רק לאחר קיום שני הפרמטרים לעיל והוא תלוי בגורמים רבים: ניסיון, כוח הקנייה של הארגון, יצירתיות, גמישותו של הארגון לשינויים ועוד.


כמו בכל תחום אחר בחיינו (או לפחות ברוב המוחלט), אין פתרונות של קסם גם בתחום זה וכל המציג אחרת, הרי שחוטא בהצגת מצג שווא.

 

אם הארגון המזמין מעוניין בהצלחת תהליך החיסכון, עליו להבין ולהטמיע כי גם אם ישתמש בשירותיה של חברת ייעוץ חיצונית, עדיין מעורבותו והשקעתו בתהליך תהיה גבוהה. אין פתרונות של קסם, כבר אמרנו? אז מה נדרש, אם כן, מהארגון?


  • השקעה רבה באפיון נכון של המוצרים והשירותים נשוא החיסכון.

  • גמישות לשינויים במפרטים ובדרישות, כך שיתאימו לצרכים באופן אופטימאלי.

  • פתיחות לספקים חדשים והיפרדות מספקים ותיקים.

  • ויתור על מאבקי כוח, אגו ושינוי הרגלים

  • ליווי מלא של התהליך


איך אמור להתבצע תהליך חיסכון נכון? ובכן, בדיוק כמו תהליך רכש מסורתי:


תהליך רכש מתודולוגי ומדויק, הכולל אפיון מפרט טכני, הסכם התקשרות, דרישות ביטוחיות, איתור ספקים שעומדים בתנאי סף, תיאום ציפיות מול לקוחות הקצה בארגון, אפיון מסמך בל"מ, אפיון טבלת שקלול הצעות הכוללת תבחינים לבחירה ומשקלם היחסי, הליך תיחור, ניהול מו"מ ולבסוף בחירת ספק לפי הקריטריונים שנקבעו וחתימת הסכם. ניהול מו"מ יצירתי יגיע כשלב אחרון להידוק התוצאה הסופית ולמיטובה.


סכנות אפשריות בכל שיטה אחרת:


  • קבלת מוצר או שירות שאינו תואם את דרישות הארגון

  • גרימת נזק מידי או עתידי לארגון

  • אי שביעות רצון אובייקטיבית ו/או סובייקטיבית של לקוחות הקצה בארגון המזמין

  • העכרת יחסים מול ספקים אסטרטגיים

  • חשיפה משפטית ו/או ביטוחית

  • בחירת ספקים בלתי מתאימים שאינם עומדים בתנאי סף מינימאליים

  • הרעה בתנאים מסחריים לטווח בינוני וארוך

 

כל זאת, לפני שמתחילים לדבר על הקושי להגדיר מהו הבסיס למדידת החיסכון (לצורך קביעת שכר הטרחה של חברת הייעוץ), ניכוי אלמנטים משתנים המשפיעים על מדידה זו (כגון הוזלה עונתית המתרחשת ממילא, שינויים בשערי מטבע, קיטון בכמויות הצריכה שאינן חיסכון אמיתי ועוד).

הדבר קשה שבעתיים בארגונים בהם פעילות ההרכשה אינה מנוהלת באמצעות מערכת ERP מסודרת המאפשרת מיפוי הסכומים ששולמו עד כה, פילוח עונתיות וכדומה.


לראייה שמודל כזה הוא בעייתי בעולם הרכש- אין בנמצא מודל של העסקת אנשי רכש שכירים כתגמול מחיסכון, מאותן סיבות בדיוק, בניגוד לאנשי מכירות, למשל.


 

כפי שאמרנו, הליך רכש מסודר הוא הפתרון הנכון ביותר להשגת חיסכון. אבל יש לו גם היבטים שהארגון (שבדרך כלל מחפש להשיג חיסכון מהיר ומידי) חייב להכיר:

  • התהליך עולה כסף, עוד לפני שנחסכה אגורה אחת שחוקה.

  • מדובר בתהליך האורך זמן רב יחסית וכן דורש השקעה בתכנון.

  • יתכן מצב בו המחיר לא יוזל, ובמקרים מסוימים המחיר אף עשוי לעלות, כתוצאה מאפיון נכון של המוצר או השירות. עם זאת, הארגון יקבל לראשונה את מה שהוא באמת זקוק לו, לא יהיה חשוף מבחינה משפטית וביטוחית, יקצר זמני אספקה, יספק שירות טוב יותר ללקוחות הקצה שלו ובעקיפין- יהיה יעיל יותר, תחרותי יותר, רווחי יותר ויגדיל את שורת הרווח באופן מידי.

 

לרוב, הידע והיכולת להגיע לאותם חסכונות נחשקים, נמצאים במחלקת הרכש בארגון עצמו. לעיתים התהליך אינו מתבצע מחוסר זמן, מחוסר כוח אדם, מניתוב משאבים למשימות דחופות יותר, ממאבקי כוח פוליטיים בארגון ומחשש "להרגיז" גורמי כוח, מקיבעון מחשבתי ועוד. ארגונים כאלה זקוקים ל"ליווי פסיכולוגי" של חברת ייעוץ חיצונית. ארגונים נטולי ניסיון בכלל או נטולי מחלקת רכש יזדקקו לשירותיה של חברה חיצונית ביתר שאת.


למרות החשיבות שנהוג לייחס לו, הבנצ`מארק הינו בעל ערך זניח יחסית, היות וספק או מחיר שמתאימים לארגון מסוים, לא בהכרח יתאימו לאחר, הכל בהתאם לדרישות, שיטות הניהול, כוח הקנייה של הארגון ועוד.


בבואנו לבחור חברה או יועץ בתחום החיסכון, כדאי שנבדוק את ניסיונו ברכש, באילו פרויקטים עסק, מהי שיטת עבודתו, האם הוא רואה בספק שותף אסטרטגי או אויב, האם יידע להתמודד באופן מושכל מול גורמי כוח וניהול בארגון ולהוביל את הארגון להתקשרות נבונה, אופטימאלית, חסכונית ומבלי לשרוף קשרים או לרדד מפרטים מעבר למה שהארגון יכול להרשות לעצמו.


ארגון חייב להפנים, שעליו לשאוף לרכוש את המוצר המתאים ביותר במחיר האופטימאלי בנקודת זמן, ולאו דווקא הזול ביותר. כמו בחיים האישיים, לעיתים הזול הוא דווקא היקר.

פוסטים אחרונים

הצג הכול
bottom of page