ניהול חוזים או Contract Life Cycle Management כפי שקרוי באנגלית היא תפישה שלפיה ניהול החוזים בארגון לאורך מחזור החיים שלהם משפיע על התוצאות העסקיות בחברה ברמת ההכנסות וההוצאות ומחייב ניהול נכון תוך שימוש בתהליכים ברורים ואחידים ובתוכנה שתתמוך בתהליכים. מחזור החיים של החוזה כולל את השלבים הבאים:
יצירה - יצירת טיוטת חוזה לניהול פעילות מול שותף עסקי.
משא ומתן - החוזה עובר שינויים ואישורים בארגון, נשלח לצד השני, מתנהל משא ומתן, לפעמים מגיעים להסכמה והחוזה נחתם.
אחסון - החוזה החתום מאוחסן במאגר מידע ומעובד למשימות ויעדים לכל צד עם אנשים ייעודיים שאחראים עליהן.
אכיפת החוזה וההתחייבויות שלנו ושל הצד השני
סיום החוזה או חידושו.
ניהול החוזים רלבנטי לתחום המכירות מול לקוחות, לתחום הרכש מול ספקים, ולכל חוזה בארגון כולל קניין רוחני ושכירת נכס.
מה קורה כיום
לארגון הי טק גדול מאוד ודי מצליח היה חוזה עם ספק שלו בתחום מסוים לפיו באם הארגון ירכוש בשנה קלנדארית ביותר מ - 2.1 מליון דולר הוא יקבל %5 הנחה מכל הסכום. הארגון קנה באותו תחום ממספר ספקים כשסך הרכש היה מספר מיליוני דולרים. בתום השנה הארגון קנה מהספק ב - 000,051,1$ ומספקים אחרים במיליוני דולרים נוספים. בגלל ה - 000,05 דולר שהיו חסרים ללקוח לעמוד ביעד שלו הוא הפסיד החזר של 000,06 $. באם הקניין שהיה אחראי על הספקים היה מנהל את החוזה נכון הוא היה מעביר רכש מספקים אחרים לאותו ספק, דבר שהיה יכול לעשות בלי בעיות, מגיע למטרה שלו ומקבל את ההנחה.
כפי שדוגמה זאת ממחישה, ברובם המכריע של הארגונים חוזים נעשים אך לא מנוהלים באופן מובנה. במקרים רבים לאחר החתימה על החוזה, אולי לאחר ויכוח סוער עם השותף העסקי בנקודות מסוימות, החוזה מושם במגירה ולא מתייחסים אליו. ההחלטות לגבי הנושאים עליהם התווכחו בלהט רב נשכחות ולא מיושמות. לעיתים, באם האנשים שהיו מעורבים בעשיית החוזה התחלפו, החוזה נשכח או לא יודעים היכן הוא. כתוצאה מכך, הארגון לא מיישם את כל הזכויות שמגיעות לו מהספקים ולא עומד בהתחייבויות שלו ללקוחות.
האכיפה למניעת העקיפה
מספר גורמים תרמו להאצה בתפישה הניהולית של ניהול חוזים שאנו רואים בשנים האחרונות:
הדרישה לאכיפה מוגברת של חוקים חיצוניים (של המדינה) ותקנות פנימיות (של הארגון) בכל הארגון. חוק Sarbanes – Oxley בארצות הברית העלה מאוד את חשיבות האכיפה בארגון ואת התוצאות השליליות שיהיו לארגון ואף למנהלים הבכירים העומדים בראשו אישית באם יחידה בארגון תחרוג מהחוק.
המורכבות הגדולה של תהליכים עסקיים, הגלובליזציה, ביזור יחידות עסקיות בארגון, הדרישות הגדלות משותפים עסקיים – ספקים או לקוחות, התלות הגדולה בשותפים אלו - כל אלו גורמים למחויבויות רבות ומשמעותיות יותר עם השותפים ולנזקים גדולים באם המחויבויות לא ימומשו ומקשים על אכיפת המחויבויות בארגון פנימה ועם השותפים החוצה.
יותר ויותר חוזים כוללים מדדים וקנסות במידה ולא עומדים בהם.
איך מערכת ניהול חוזים עובדת בארגון?
מערכת ניהול חוזים כוללת תוכנה, ידע ותהליכי עבודה. המערכת כוללת בסיס מידע בו יושבים החוזים.
המערכת יוצרת שקיפות של החוזים ותהליכי עבודה אחידים ואלקטרוניים (למשל הרשאות, חתימות אלקטרוניות) בארגון. התהליכים יהיו מהירים ויעילים יותר. בכל אחד משלבי מחזור החיים של החוזה התוכנה ממלאת תפקיד חשוב ונותנת ערך.
יצירה - יצירת חוזה מתוך מאגר תבניות, תהליכי זרימה מהירים, שקופים ומבוקרים של החוזה בארגון, זיהוי השינויים הנעשים על ידי כל משתתף בתהליך.
משא ומתן - העברה וזרימה מהירה של החוזה עם השותפים העסקיים ובארגון, זיהוי השינויים, העברה אל ומ – WORD.
אחסון - אחסון החוזים במאגר מידע כלל ארגוני המאפשר שקיפות וזמינות מיידית של כל החוזים בארגון לכל המשתתפים הרלבנטיים, הכנסת החוזה למערכת בקרה ומעקב בתור התחייבויות, אירועים, תפוקות ומדדים.
אכיפת החוזה וההתחייבויות שלנו ושל הצד השני - המערכת מתריעה על התחייבויות שאנו צריכים למלא לשותף שלנו או הוא כלפינו, למשל הספק יוריד מחירים ב - 1 אוקטובר, אנו ניתן ללקוח הנחת מחזור של 2% בסוף השנה, קיום ישיבת מעקב כל רבעון, עמידה ברמות שירות.
סיום החוזה או חידושו - זיהוי נקודות יציאה או חידוש או סיום החוזה והערכות לקראתן.
תועלות מערכת ניהול חוזים
חיסכון משמעותי בזמן עובדים ובזמן קלנדארי של תהליכי עבודה.
ניהול ספקים ולקוחות טוב יותר. אנו מבקרים ויודעים באם הספק עומד בהתחייבויות כלפינו או באם אנו עומדים בהתחייבויות ללקוחות שלנו. ניהול הספקים יאפשר לנו לקבל את כל התחייבויות הספקים המגיעות לנו לפי החוזה ולהקטין הוצאות. ניהול הלקוחות יאפשר לנו לעמוד בהתחייבויותינו ללקוח.
ניהול סיכונים טוב יותר ובעלות נמוכה יותר. הסיכון שלא נעמוד במחויבות חוזית - עמידה בתאריך יעד, מחויבות פיננסית, מחויבות תפעולית, חוקים ותקנות - קטן משמעותית.
יצירת ואכיפת מדיניות אחידה של טיפול בחוזים בארגון, שימור ידע לניהול חוזים, צמצום והאחדת מספר החוזים.
CLM ו - ERP
מערכת ניהול חוזים ניתנת ליישום כמערכת עצמאית שאינה מתממשקת עם תוכנות אחרות בארגון, במיוחד ל - ERP, או כמערכת המתממשקת ל - ERP. מערכת ניהול החוזים תביא תועלות רבות כתוכנה עצמאית ותועלות רבות יותר עוד יותר בהתממשקות ל - ERP. ההתממשות צריכה להישקל בכל ארגון לגופו לפי יעדי המערכת - האם ההתממשקות אכן דרושה להשיג יעדים אלו, ועלות ההתממשקות שמשתנה לפי הארגון. במקרים רבים כדאי להתחיל במערכת עצמאית שניתן ליישמה מהר ולממשק אותה ל - ERP בשלב מאוחר יותר עם בכלל.